O Google apresentou, nesta quarta-feira (18), um novo recurso do Google Agenda para melhorar o planejamento de empresas em home office. A plataforma vai receber uma opção para que os funcionários possam avisar à equipe se vão trabalhar no escritório ou remotamente. A novidade chegará aos usuários elegíveis a partir deste mês.
A atualização consiste em indicadores para mostrar onde a pessoa está trabalhando. Ao criar uma rotina de trabalho, os usuários conseguem dizer se vão realizar suas atividades remotamente ou se irão se deslocar até o escritório. Também é possível alterar os locais na visão geral do calendário, caso aconteça alguma mudança de planos.
A novidade tende a ajudar na organização de agendas de trabalho. Para quem atua em um regime híbrido, por exemplo, é possível indicar que o trabalho será realizado remotamente nas segundas, quartas e sextas-feiras. Depois, o funcionário consegue escolher outros dias, terças e quintas-feiras, para ir até o escritório.
“Ao mostrar aos outros em quais dias da semana você planeja estar no escritório, trabalhando em casa ou em outro local, é mais fácil planejar a colaboração pessoal ou definir expectativas em um local de trabalho híbrido”, afirmaram.
O Google também ressalta que o local de trabalho estará disponível para “qualquer pessoa com acesso livre/ocupado ao seu calendário”. Mas é possível desativar a visualização “a qualquer momento nas configurações do calendário”.
Google Agenda terá opção para mostrar local de trabalho
Segundo o Google, a partir de 18 de agosto de 2021, os administradores terão acesso ao controle do recurso na organização. No dia 30, a novidade começará a ser liberada a quem faz parte do ciclo de “lançamentos rápidos”. Para aqueles que estão no circuito de “lançamentos agendados”, a função chegará a partir de 14 de setembro.
A função estará disponível para quem é assinante dos seguintes planos do Google Workspace e G Suite:
- Workspace Business Standard;
- Workspace Business Plus;
- Workspace Enterprise Standard;
- Workspace Enterprise Plus;
- Workspace Education Plus;
- Workspace para organizações sem fins lucrativos;
- G Suite Business.
“Não disponível para clientes do Google Workspace Essentials, Business Starter, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline e do G Suite Basic”, afirmaram. A ferramenta também não chegará às contas gratuitas do Gmail.
O Impacto da Nova Função no Local de Trabalho Híbrido
Esta atualização do Google Agenda visa transformar a forma como as equipes se organizam, especialmente em um cenário onde o trabalho remoto se tornou cada vez mais comum. Com a novidade, as empresas podem ter uma visão clara de onde seus funcionários estarão em determinados dias, facilitando a gestão de reuniões e sinergias entre as equipes.
Além disso, a transparência favorecida pela funcionalidade pode ajudar na construção de um ambiente colaborativo, onde todos sabem quando e onde os colegas estarão disponíveis. Isso é especialmente importante em situações em que a colaboração em tempo real é essencial.
Outra vantagem é que a flexibilidade para determinar o local de trabalho permite que os funcionários se sintam mais à vontade para definir suas rotinas de acordo com suas necessidades pessoais, melhorando, assim, a qualidade de vida e a satisfação no trabalho. Essa abordagem pode também contribuir para a retenção de talentos, uma vez que empresas que oferecem opções de trabalho flexíveis tendem a ser mais atraentes.
Os funcionários têm a oportunidade de comunicar sua disponibilidade, promovendo uma cultura de transparência e responsabilidade. A partir do momento em que todos se sentem à vontade para expressar suas preferências, isso pode levar a um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
Considerações sobre a Privacidade e Controle
Uma das preocupações mais comuns em ferramentas digitais é a privacidade. O Google deixa claro que a nova funcionalidade estará acessível apenas a quem possui permissão para visualizar a agenda do usuário. Isso significa que informações sensíveis são preservadas, permitindo que o usuário tenha controle total sobre quem pode ver onde e quando ele estará disponível.
Ademais, a possibilidade de desativar a visualização do local de trabalho nas configurações do calendário oferece uma camada extra de segurança, garantindo que o usuário não se sinta exposto. Assim, mesmo com a nova função, o Google se preocupa em respeitar a privacidade dos seus usuários.
Exemplos Práticos de Utilização
Pense em uma equipe de marketing que trabalha em um ambiente híbrido. Ao utilizar a nova função do Google Agenda, cada membro pode indicar que estará remotamente disponível nas segundas e sextas-feiras. Com essa informação, o gestor pode organizar reuniões estratégicas para as terças e quintas, quando mais pessoas estarão no escritório. Isso não apenas melhora a eficiência nas reuniões, mas também respeita as preferências individuais.
Outro exemplo pode ser visto em áreas de atendimento ao cliente. Um representante pode optar por trabalhar remotamente algumas vezes na semana, e a equipe terá a visibilidade necessária para planejar horários de pico e potencialmente alocar recursos de acordo com a demanda.
As configurações personalizáveis também auxiliam na gestão do estresse que pode ocorrer em dias de alta carga de trabalho. Com a habilidade de se organizar de acordo com as próprias necessidades, os funcionários tendem a se sentir menos sobrecarregados, impactando positivamente na produtividade geral da equipe.
Essas práticas refletem a dinâmica contemporânea do trabalho, onde a flexibilidade e a adaptação às necessidades dos colaboradores são cada vez mais valorizadas. As empresas que se esforçam para implementar tais mudanças podem se destacar no competitivo mercado atual.
Desafios e Limitações da Nova Função
Embora o novo recurso do Google Agenda apresente muitas vantagens, também existem desafios e limitações a serem considerados. A dependência de tecnologia é uma delas. Em algumas situações, imprevistos tecnológicos podem impactar a comunicação na equipe, considerando que a plataforma é uma ferramenta digital.
Além disso, embora a nova função traga benefícios para a transparência e flexibilidade, é importante que todos os membros da equipe estejam alinhados quanto ao uso adequado dessas informações. A má utilização da ferramenta pode gerar inseguranças ou mal-entendidos sobre a disponibilidade de cada um.
Os gestores também precisam estar preparados para lidar com conflitos que podem surgir devido à falta de presença física em determinados dias. Embora a comunicação digital seja altamente eficaz, ela não substitui completamente as interações pessoais que podem ser necessárias em algumas situações.
Por fim, é essencial que as empresas ofereçam treinamentos adequados sobre como usar a nova funcionalidade do Google Agenda, garantindo que todos compreendam suas capacidades e limitações para um melhor aproveitamento.
