Não é uma novidade que vivemos em um mundo altamente globalizado a ponto de que produzir mais, demandando um menor tempo, passou a representar uma questão de sobrevivência, especialmente no contexto empresarial. Afinal, quanto maior for o rendimento, melhores serão os resultados — ao menos, teoricamente —, o que implica, por sua vez, a manutenção da vantagem competitiva em um mercado extremamente concorrido.
No entanto, paralelamente a isso, também é necessário considerar que a maior parte das pessoas vive uma rotina corrida, que requer um verdadeiro “malabarismo” para viabilizar a conciliação de inúmeras atividades. Além disso, como um plus, ainda atravessamos a era da transformação digital, em que as inovações tecnológicas surgem em um ritmo absurdamente acelerado, fazendo com que sejamos bombardeados a todo o momento por estímulos externos.
O cenário parece caótico? Certamente. Entretanto, acredite: é possível melhorar a produtividade e ainda fazê-lo transformando os elementos que, inicialmente, parecem obstáculos, em seus aliados. Continue a leitura e veja como!
Como melhorar a produtividade?
O primeiro ponto que você deve ter em mente é que, para lidar com um sem-número de afazeres que precisam ser concluídos, diante das poucas horas de que se dispõe — ao menos, em vista do que é preciso ser feito — e do excesso de informações, que acaba por representar um elemento de distração, é fundamental fazer com que todos esses aspectos trabalhem a seu favor. Como? Colocar as ações elencadas mais abaixo em prática é um excelente começo.
Acredite: ser mais produtivo implica, na verdade, fazer algumas escolhas fora do lugar-comum e superar alguns desafios. No entanto, ao decidir gerenciar melhor as suas decisões, a sua atenção e a sua energia, torna-se perfeitamente viável alcançar melhores resultados.
Planeje-se de maneira prévia
O primeiro passo para melhorar a produtividade é administrar melhor o seu tempo, deixando de ser refém dele e fazendo-o, na verdade, “trabalhar para você”. Para tanto, a palavra-chave é “planejamento”.
Contudo, para fazê-lo bem, você precisa ser prático e realista. Ora, o dia é composto de 24 horas e todos nós temos necessidades básicas que não devem, sob nenhuma hipótese, ser negligenciadas. Então, leve em conta as horas que verdadeiramente você tem à disposição no seu dia a dia e, a partir disso, estabeleça metas que sejam realistas — e faça-o de maneira antecipada, por exemplo, no dia anterior.
Uma boa dica para tornar esse processo mais bem-sucedido é fazer uso de alguma ferramenta que o ajude a visualizar as tarefas que devem ser concluídas. Apenas não se prenda a “fórmulas” prontas. O método ideal é aquele que faz mais sentido e verdadeiramente funciona para você.
Mantenha o seu foco
Embora a ideia de ser multitarefa soe de forma até sedutora, a verdade é que quem tenta estar envolvido em inúmeras tarefas ao mesmo tempo, na verdade, não se dedica efetivamente a nenhuma delas. No final, você apenas terá a sua energia completamente consumida, mas não terá feito nada com excelência, o que acabará por gerar frustração.
Então, a dica de ouro é estabelecer prioridades. Avalie o que é mais relevante e organize o seu dia seguindo essa “ordem de priorização”, mas focando uma atividade por vez. Assim, você atingirá resultados extraordinários, verá que o seu esforço foi empregado da maneira apropriada e, ao encerrar o dia, perceberá que ele foi realmente produtivo.
Faça pausas ao longo do dia
Não, você não leu errado. Existe uma mentalidade equivocada de que quanto mais se trabalha — ou quanto mais tarefas se faz —, mais resultados serão alcançados. No entanto, a realidade é que o ser humano, por natureza, não consegue ser produtivo 100% do seu tempo e é justamente por isso que as pausas ao longo do dia são essenciais.
A importância de fazê-las é tamanha que, inclusive, há uma técnica conhecida como “Pomodoro”, que consiste em:
- trabalhar/executar as atividades necessárias durante 25 minutos;
- fazer, em seguida, uma pausa de cinco minutos;
- repetir esse processo por quatro vezes e, após completar esse primeiro ciclo, fazer uma pausa maior, de, pelo menos, 30 minutos.
Essa técnica se fundamenta no fato de a divisão das tarefas em “blocos” não apenas ter o potencial de estimular o foco, mas também melhorar a performance do cérebro, fazendo-o pensar com mais agilidade.
Inclusive, existem até outros métodos derivados do Pomodoro, como o ensinado por Tony Schwartz, que, em sua obra, propõe a ideia de que se faça uma pausa de 20 minutos a cada uma hora e meia trabalhada.
Como as tecnologias podem ajudá-lo a melhorar a produtividade?
Como dito, vivemos em um mundo globalizado e atravessamos uma era de intensa transformação digital. Com isso, cada vez mais, inúmeras são as soluções tecnológicas que surgem em uma rapidez nunca vista antes.
O fato é que, da mesma forma que elas podem representar agentes de distração, que prejudicam a sua concentração, sobrecarregam a sua mente com informações e estímulos excessivos e impedem a manutenção do seu foco, elas também podem ser grandes aliadas em se tratando de melhorar a produtividade. A decisão, na verdade, é sua.
A seguir, veja de que forma algumas ferramentas inovadoras, que estão hoje em dia à nossa disposição, podem ajudá-lo a melhorar a sua performance:
- Slack, Asana ou Studio, que são softwares colaborativos que permitem a interação dos integrantes de uma equipe, independentemente de onde estejam — viajando a negócios, em outra filial da empresa, ou em regime home office;
- Google Keep, que, como um aplicativo de notas, pode ser utilizado para o armazenamento das suas anotações diárias ou, por exemplo, para a elaboração da sua lista de atividades a serem desempenhadas;
- Google Agenda, que permite melhorar a produtividade de todo o quadro de pessoal de uma empresa, pois disponibiliza um calendário gratuito para a inserção de eventos ou compromissos e para o seu controle.
Como você pôde ver, em se tratando de melhorar a produtividade, há diversas boas práticas — bem como soluções tecnológicas — que podem mudar a forma como você administra o seu tempo e estabelece as suas prioridades. Contudo, para ser bem-sucedido nessa missão, é essencial que você abandone algumas ideias equivocadas e perpetuadas ao longo do tempo, como a que associa a maior quantidade de horas trabalhadas a um melhor rendimento.
Quais são os principais benefícios de melhorar a produtividade?
Os benefícios de aumentar a sua produtividade são diversos e podem impactar não apenas a sua vida profissional, mas também a pessoal. Vamos explorar melhor isso:
Economia de tempo
Aumentar a produtividade significa que você consegue realizar suas tarefas em um menor tempo. Isso dá a você a oportunidade de dedicar mais horas a atividades de lazer, família ou até mesmo ao autocuidado.
Redução de estresse
Quando você está mais organizado e produtivo, tende a se sentir menos sobrecarregado, resultando em um menor nível de estresse. As tarefas são cumpridas no tempo adequado, evitando a pressão de prazos apertados.
Aumento da qualidade do trabalho
Com um melhor gerenciamento do tempo e foco nas tarefas prioritárias, você garante que o trabalho realizado seja feito com mais atenção aos detalhes. Isso pode se traduzir em resultados de maior qualidade.
Melhor reconhecimento profissional
Profissionais que demonstram alta produtividade são frequentemente reconhecidos por suas contribuições. Isso pode abrir portas para novas oportunidades de carreira e crescimento profissional.
Flexibilidade
Uma boa gestão do tempo também traz flexibilidade. Você pode decidir com mais facilidade separar momentos para assuntos pessoais, descansar ou até mesmo estudar.
Na atualidade, onde tantos fatores podem roubar nossa atenção, trabalhar para melhorar a produtividade é mais do que uma necessidade; é um diferencial competitivo. Cada um de nós pode se beneficiar ao adotar essas estratégias e ferramentas que contribuem para uma rotina mais produtiva.
FAQ: Dúvidas Frequentes sobre Melhoria da Produtividade
- O que é produtividade? A produtividade é a capacidade de realizar tarefas de forma eficaz e eficiente, maximizando resultados em um determinado período.
- Como o planejamento pode ajudar na produtividade? O planejamento ajuda a organizar as tarefas, estabelecendo prioridades e criando um cronograma que facilita a execução das atividades.
- Qual a importância das pausas? As pausas são essenciais para manter a concentração e a energia, prevenindo a fadiga mental e aumentando a eficiência.
- Quais ferramentas tecnológicas podem ajudar na produtividade? Ferramentas como Slack, Asana e Google Agenda são ótimas para melhor organização e comunicação entre equipes.
- Como evitar a distração das tecnologias? É fundamental utilizar as tecnologias como aliadas, configurando alertas e limites de uso para plataformas que possam desviar sua atenção.
- O método Pomodoro realmente funciona? Sim, essa técnica é eficiente para aumentar o foco e a produtividade, dividindo o trabalho em intervalos curtos com descansos regulares.
- Como a produtividade afeta a vida pessoal? Aumentar a produtividade no trabalho pode possibilitar mais tempo livre para a vida pessoal, melhorando a qualidade de vida.
- É possível ser produtivo trabalho com home office? Sim, com as estratégias certas de gerenciamento de tempo e uso de tecnologias, o home office pode ser extremamente produtivo.
Desperte seu Potencial e Transforme sua Rotina!
A melhoria da produtividade não é apenas uma tendência moderna, mas uma habilidade essencial para navegar os desafios do dia a dia. Ao implementar práticas eficientes, usar ferramentas tecnológicas apropriadas e manter o foco, você pode se transformar em um profissional mais eficaz, conquistando não apenas resultados incríveis no trabalho, mas também uma vida mais equilibrada e satisfatória.
